La gestion de planning est une procédure à travers laquelle le chef d’entreprise organise et gère le temps de travail de ses salariés. En établissant clairement les congés, les absences et les rendez-vous médicaux, le dirigeant pourra alors organiser les effectifs sur une activité afin que la réalisation des tâches ne soit soumise à un sous-effectif. En gros, elle permet de déterminer les horaires de travail et les absences.
Comment assurer une bonne gestion du planning ?
La gestion de planning étant une activité qui prend beaucoup de temps à être réalisée, il convient d’utiliser les outils adéquats pour réduire le temps que vous y passez. En utilisant des programmes comme Excel ou encore les logiciels de gestion de planning, vous pourrez réduire ce temps consacré à l’organisation des emplois du temps de 80 %.
Il vous faudra dans ce cas choisir un programme adapté à vos besoins en tenant compte de la charge prévisionnelle, la fréquentation des clients, les compétences des salariés ainsi que les horaires de travail. Tout cela en respectant les contraintes sociales et les demandes individuelles de chaque salarié.
Les objectifs de la gestion de planning
Pour garantir la satisfaction des clients et des salariés, mais aussi pour assurer le bon déroulement de votre production, la gestion de planning se base essentiellement sur 6 objectifs :
- Diminuer le temps dépensé sur la planification du personnel
- Alléger les heures supplémentaires et le recours à des intérims en anticipant les congés et les absences
- Opimiser la satisfaction du client avec un effectif en nombre
- Améliorer la satisfaction des employés avec un planning plus équitable et tenant compte des contraintes de chacun
- Faciliter la gestion des imprévus en déterminant à l’avance les solutions de remplacement
- Règlementer la gestion du planning avec une solution centralisée
Quels sont les avantages ?
En optant pour des solutions de gestion de planning, vous profitez de nombreux avantages au niveau pratique et fonctionnel. En effet, vous pouvez définir rapidement les besoins en effectif pour chaque activité, chaque compétence et chaque période puisque vous avez la possibilité de gérer visuellement les écarts entre le personnel nécessaire et le personnel disponible. Vous pouvez alors adapter les affectations en fonction des besoins de chaque service.
Par ailleurs, l’utilisation d’un logiciel de gestion de planning vous permet de réaliser des emplois du temps cohérents correspondant aux règlementations légales et conventionnelles. Pour finir, vous pouvez aussi évaluer l’organisation du planning grâce à différents indicateurs.