accueil téléphonique

L’accueil téléphonique est un élément clé dans le développement d’une entreprise. Il permet de donner une bonne première impression aux clients et prospects, de véhiculer une bonne image et assure la pérennité de la relation client. Il est en conséquence important de bien le travailler afin qu’il soit irréprochable. L’accent doit en ce sens être mis sur certains points clés. Découvrez-les à la suite.

Accueil téléphonique, toujours être joignable

Si vous avez communiqué à vos clients et prospects une tranche horaire à laquelle ils peuvent vous joindre pour toutes leurs préoccupations, il serait malvenue de ne pas être disponible durant celle-ci. Un bon accueil téléphonique implique d’être effectivement joignable. Dans le cas contraire vous perdrez en crédibilité.

Dans le même ordre idée il faut être prompt à répondre aux appels. C’est en ça que de faire recours à de standard externalisé est particulièrement intéressant. Il y aura toujours un opérateur disponible pour décrocher avant la quatrième sonnerie, évitant ainsi que la personne à l’autre bout du fil ne s’impatiente.

Accueil téléphonique, rester poli et souriant

Un bon accueil téléphonique repose également sur la capacité des opérateurs ou standardistes à rester poli et souriant. Il est en ce sens important de remplacer le « Allô » habituel par un « Entreprise X, prénom et nom de l’opérateur, bonjour, en quoi puis-je vous aider ? ». La politesse et l’amabilité doivent rester de mise durant tout le rendez-vous téléphonique.

Le sourire est un autre élément qui doit être présent durant toute la conversation. Il ne se voit pas, mais il s’entend. Il permet d’engager la conversation avec courtoisie et rend l’échange aimable. C’est également un moyen efficace de calmer un client insatisfait, de l’amener à vous écouter et de lui faire oublier les raisons de son mécontentement.

Accueil téléphonique, savoir écouter pour apporter les réponses adéquates

Que l’on fasse appel à un standard externalisé ou que l’on choisisse de gérer l’accueil téléphonique en interne, la personne qui décroche pour répondre à un client ou prospect doit lui accorder toute son attention. En étant à l’écoute non seulement les clients comprendront qu’ils sont importants à vos yeux, mais aussi il sera plus évident de cerner leurs préoccupations.

En effet, le tout dans un rendez-vous téléphonique n’est pas de répondre, il faut apporter des réponses satisfaisantes. Il est donc important d’entretenir au préalable les opérateurs sur les potentielles questions et les réponses adéquates. Rendez-vous sur Mondandy pour de plus amples conseils sur comment répondre au téléphone avec efficacité, clarté et précision.

Accueil téléphonique, savoir mettre fin à l’échange

 Afin de parfaire votre accueil téléphonique de bout en bout il faut savoir mettre fin à la conversation. Avec un client ou un prospect un simple « Au revoir » ne passera pas. Ce serait donner l’impression à celui-ci que l’on a hâte de se débarrasser de lui, ce qui lui fera penser qu’il n’est pas suffisamment important aux yeux de l’entreprise en tant qu’individu.

Mettre fin au rendez-vous téléphonique doit se faire avec autant de professionnalisme et de politesse que durant la conversation. Il faut prendre le temps de savoir si son interlocuteur n’a pas d’autres préoccupations, le remercier pour sa fidélité et attendre qu’il ait mis fin à l’appel pour raccrocher. Il se sentira davantage valorisé.

Travailler son accueil téléphonique implique de respecter certaines règles fondamentales qui garantissent la satisfaction des clients et prospects. À défaut vous pouvez suivre le pas de nombreuses entreprises en confiant cette tâche à un standard externalisé. Il faut cependant veiller à faire le bon choix de prestataire. Les conseils donnés dans cet article vous seront utiles en ce sens.