Le règlement général sur la protection des données ou RGPD est entré en vigueur en Europe depuis le 25 mai 2018. Toutes les entreprises doivent alors être en conformité avec cette nouvelle loi. Et pour les aider dans cette tâche, elles peuvent se munir de logiciels de conformités. Mais que faut-il savoir à propos de ces logiciels ?
Un logiciel RGPD en ligne : de quoi s’agit-il ?
Pour être en conformité avec la nouvelle règlementation sur la protection des données, vous pouvez très bien utiliser un logiciel RGPD en ligne. Ce logiciel n’est autre qu’une solution informatique permettant aux entreprises de se mettre en conformité avec les lois imposées par le règlement général sur la protection des données. À l’aide de ce logiciel, toutes les informations concernant les clients et le personnel ne peuvent être divulguées ni traitées sans leur consentement. Un logiciel en ligne RGPD est un outil qui prend en charge automatiquement les registres des traitements. Il se concentre également sur le respect de la vie privée du personnel et des clients. D’autre part, il est en mesure d’élaborer des preuves demandées par l’autorité de contrôle. Son utilisation est simple car il propose au délégué de la protection des données une interface simple d’utilisation qui l’aide à réaliser toutes ces tâches.
Les critères pour choisir son logiciel RGPD en ligne
Pour se conformer au règlement de données personnelles, vous devez choisir le bon logiciel à utiliser. Il vous est alors conseillé de choisir un logiciel qui respecte certaines conditions de conformité et d’utilisation. Le logiciel en question doit vous aider à tenir un registre des traitements. En effet, avec le RGPD il est désormais obligatoire de tenir un registre des traitements actualisé et complet. D’ailleurs, selon l’article 30, toutes les entreprises doivent pouvoir cartographier le traitement des données personnelles des utilisateurs. De plus, le logiciel à utiliser doit faciliter les audits de conformité. Vous devez savoir que le DPO se doit de faire régulièrement des audits de conformité pour mettre à jour les processus de traitements des données. Le logiciel RGPD doit également aider dans les analyses d’impact sur la protection des données prévues par l’article 35 du RGPD et permettre ainsi de les gérer et de visualiser les résultats. Enfin, vous devez voir du côté du coût car celui-ci peut varier en fonction du fournisseur. Sachez qu’il y a des logiciels gratuits et d’autres qui nécessitent un abonnement. Vous devez choisir votre logiciel RGPD en tenant compte de la sécurité de la structure et du budget de la société.
Les avantages d’utiliser un logiciel RGPD en entreprise
Outre les logiciels RGPD en ligne, il existe également des logiciels qui sont mis au point pour une utilisation en entreprise. Pour ce genre de logiciel, vous pouvez bénéficier d’un logiciel collaboratif qui peut centraliser dans une base de données la démarche RGPD proposée par la CNIL. Il vous permettra également de gagner du temps avec ses bibliothèques de contenus modifiables, ses outils de copier / coller avancés de traitements, etc. Ce logiciel est également en mesure de soutenir le travail du référent RGPD (DPO). En effet, il peut faciliter la collaboration avec les responsables de traitements, de plans d’action, le chef d’entreprise. En outre, il vous donne une occasion de piloter au niveau « macro », grâce à des indicateurs, des plans d’actions mutualisés. Il complète alors votre système d’information habituel. Sans oublier que ce genre de logiciel RGPD vous permet de disposer de tous les documents de travail, de communication et de conformité nécessaires , en allant du registre des traitements aux plans d’actions par personne.