La facturation en entreprise est un procédé simple, mais à la fois délicat et régi par de nombreuses formalités. En effet, elle servira à prouver vos chiffres d’affaires, dépenses et bénéfices, en cas de contrôle fiscal. Pour bien la réaliser, vous devrez donc respecter le formalisme, mais aussi connaitre les principes de base à savoir la numérotation et les mentions obligatoires.
Comment numéroter correctement vos factures ?
Lorsque vous établissez votre facturation, il est primordial de respecter une chronologie logique. Chaque facture devra donc correspondre à un chiffre unique qui suit une numérotation séquentielle. Cela permettra de retrouver facilement les factures en cas de contrôle, mais aussi de faciliter votre comptabilité.
Aucune trame obligatoire n’est imposée, il revient au responsable de choisir le style de numérotation qui lui convient, tant qu’elle est explicable et logique. L’importance d’une bonne numérotation permet de rendre visible la disparition d’une facture lorsque cela se produit. Pour le choix de la numérotation, vous pouvez par exemple choisir la date ; janvier 2018 = 01.2018-1 puis 01.2018-2, etc. Lorsqu’une erreur survient, il ne faut pas détruire la facture, mais émettre un avoir de la même somme, en néga,tif pour éviter un vide dans la comptabilité.
Quelles sont les mentions obligatoires ?
Pour toutes les facturations que vous réalisez, il faut produire 2 exemplaires. Un qui sera conservé par l’entreprise (10 ans après la cession des activités) et un autre qui sera remis au client. Plusieurs éléments doivent être inscrits sur la facture établie pour respecter les mentions légales obligatoires. En effet, si vous oubliez ou omettez ces mentions, vous risquez de payer de lourdes amendes.
Ainsi, les mentions obligatoires sont :
- L’identité : nom, adresse, numéro de SIREN, immatriculation avec mention RCS-ville ou RM-ville
- Le numéro de facture et la date d’émission
- L’identité de l’acheteur
- La désignation des produits ou services
- Le prix à payer, la TVA et les réductions
- La date de livraison, limite de paiement, les pénalités de retard et frais de recouvrement
- Les conditions d’escompte
- La mention particulière de l’assurance souscrite au titre de votre activité
Comment gérer la facturation ?
Etant donné la complexité des tâches à accomplir pour le traitement de la facturation, vous ne pouvez tout faire seul, même étant un expert. Il vous faudra certainement de l’aide ainsi, n’hésitez pas à participer à des séminaires sur la gestion de facturation et les règles à respecter. Ces séminaires peuvent aussi servir pour connaitre l’organisation et la numérotation des factures.
Par ailleurs, sachez que depuis le 1er janvier 2018, la gestion de la facturation devra se faire à l’aide d’un logiciel de gestion. En plus de vous faciliter la tâche, ces logiciels rendent également une gestion plus sécurisée et une conservation plus aisée.