Publié le : 06 novembre 20195 mins de lecture
Pour mener à bien un projet dans l’environnement entrepreneurial actuel, il est primordial d’augmenter ses capacités de gestion et de management. Effectivement, avec la concurrence et des clients de plus en plus exigeants, une organisation optimale est une condition essentielle pour la réussite de vos projets, d’où l’intérêt d’utiliser des logiciels de gestion de projets.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de projet ?
Un outil de gestion de projet est un logiciel informatique qui vous permet de planifier et d’ordonner plus facilement les différentes tâches pour atteindre votre objectif.
Ces logiciels vous offrent également de gérer efficacement vos ressources humaines, votre temps, ainsi que votre budget, grâce à des interfaces simples et pratiques que l’on appelle plateformes collaboratives. À l’aide de ces dernières, vous pourrez augmenter la productivité de votre équipe de travail, notamment en facilitant le partage des documents, en amélioration la communication entre les membres et en localisant toutes les informations sur un seul support.
Ces solutions de gestion vous permettent donc de répartir plus facilement les tâches et de gérer ces dernières en fonction des ressources, du financement et de l’estimation du temps imparti pour les réaliser. De plus, outre la synergie qu’ils créent entre les différents participants d’un projet et le suivi détaillé de chaque tâche, les plateformes de gestion automatisées vous donneront également la possibilité de gérer plusieurs projets de manière simultanée.
Par ailleurs, vous avez une multitude d’autres outils à votre disposition, tels que les diagrammes Gantt, grâces auxquels vous pouvez avoir une estimation de l’avancement de chaque projet. Par ailleurs, vous obtiendrez aussi des facturations détaillées des opérations financières et vous pourrez surveiller la gestion des stocks et l’avancement des différentes tâches.
Les différents types de logiciels de gestion de projet
Il existe deux grandes familles d’outils de gestion de projets. La première, qui englobe les solutions de gestion fonctionnant sans connexion réseau, doit être installée sur un ordinateur ou sur un serveur individuel. Toutefois, même si ce type d’outils peut donc être utilisé sans que le support ne soit connecté à internet, les données doivent tout de même être synchronisées de temps à autre. Ainsi, si votre projet contient un nombre important d’informations, vous serez obligé de procéder à des mises à jour manuelles et cela peut engendrer plusieurs erreurs.
C’est pourquoi, la seconde famille de solutions automatisées est plus avantageuse. Elle englobe des logiciels dits Software As a Service (SAAS) qui sont des applications en ligne, proposées par des prestataires qui utilisent des serveurs externes sur le web pour le stockage de données. Les mises à jour de ces dernières se font donc de manière automatique sur ce type de logiciels mais une connexion internet doit être assurée en permanence pour que l’application fonctionne correctement.
Vous avez donc le choix entre de nombreux logiciels gratuits que vous trouverez en open source sur internet. Toutefois, il y a aussi des outils dits freemium, ce qui veut dire que vous avez accès aux fonctionnalités de bases gratuitement mais qu’il faudra payer pour accéder aux fonctions plus poussées. Enfin, vous trouverez également des logiciels payants, par abonnement ou par achat d’une licence d’exploitation, qui peuvent proposer des fonctionnalités inexistantes chez les autres.
Quel est le logiciel qu’il vous faut ?
Il existe des dizaines d’outils de gestion, avec des caractéristiques et des spécificités différentes. Ainsi, avant d’opter pour un logiciel en particulier, il faudra que vous définissiez précisément les options dont vous avez besoin dans celui-ci.
Dans le cas où vous travaillez sur des plannings isolés, optez pour un logiciel qui utilise les diagrammes de Gantt. Si vous gérez des projets d’équipe, choisissez-en un qui soit collaboratif. Pensez également à adopter un logiciel qui soit doté d’un gestionnaire de portefeuilles lorsque vous avez plusieurs projets d’équipes et des rapports à rendre à vos supérieurs.
En second lieu, vous devrez choisir la méthode de management avec laquelle fonctionne le logiciel dont vous avez besoin. Par exemple, il y a les méthodes PERT, PDM, chaîne critique et plusieurs autres en fonction du type de projet que vous avez.
Enfin, vous pouvez vous pencher sur le mode de diffusion qui vous arrange, que ce soit sur internet, grâce à un SAAS, ou sur votre appareil personnel. Après cela, tout ce qu’il vous restera à faire c’est de comparer les différentes solutions de gestion sur des sites spécialisés, afin de choisir celle qui correspond le plus à vos attentes, mais aussi à votre budget.