Si vous êtes à la recherche d’une solution informatique pour organiser de manière efficace vos documents en entreprise, pensez à un logiciel GED.
Ce système de gestion électronique est de plus en plus utilisé par les structures pour la gestion digitale de leurs sources d'information, et ce, pour de très bonnes raisons.
En effet, avec la GED, la collaboration en entreprise devient fluide, vous gagnez en efficacité, en temps et en espace de stockage. Tour d'horizon dans cet article sur les avantages d'un logiciel GED au sein d'une entreprise.
Logiciel GED : qu'est-ce que c'est ?
On appelle GED (Document Management System pour DMS en anglais), un système logiciel dont le rôle est de gérer les documents et sources d'information d'une entreprise.
Autrement dit, c'est un procédé digitalisant la conception, l'organisation, la diffusion et la gestion des informations au sein d'une organisation. Il répond à une problématique très importante au sein de l'entreprise.
En effet, toutes les organisations ont un volume documentaire important à gérer. De plus, entre les nombreux échanges par mail et les différentes versions des documents, le travail collaboratif devient difficile à organiser.
La GED répond alors à deux besoins fondamentaux : la simplification du travail collaboratif et le renforcement de la sécurité documentaire. Plusieurs fonctionnalités caractérisent ce système, dont entre autres :
· L'intégration de documents ;
· Le classement des dossiers grâce à des métadonnées fournies par les documents ;
· La circulation de ces documents en interne comme en externe (avec des partenaires) ;
· La réception, le traitement, la diffusion et l'archivage des documents.
De façon particulière, le logiciel Elo a des fonctionnalités plus avancées. En effet, il peut, entre autres, s'adapter à tous les services de la société, distribuer une solution de dématérialisation des factures ou encore faire l'objet d'une création de processus, d'analyse et de discussion grâce aux outils de collaboration.
Si vous souhaitez en savoir plus sur les fonctions d'un logiciel de gestion électronique de documents, lisez cet article.
Les avantages d'un logiciel de gestion électronique de documents
Un gain de temps extraordinaire
L'avantage principal de la GED dans une entreprise est qu'elle offre un gain de temps considérable. En effet, avec ce procédé informatisé, la perte de temps liée à la recherche est réduite, car les documents sont classés par dossiers de thématique et leur traitement est fluidifié.
Tout le monde peut simultanément avoir accès aux documents sans passer par un intermédiaire ou attendre son tour.
La facilité d'accès aux documents
Grâce à ce logiciel, l’utilisateur a accès à l'ensemble des documents de façon digitale. Cela implique qu'il a la possibilité de les consulter même lorsqu'il est en déplacement, depuis son ordinateur ou son smartphone.
Un gain d'espace considérable
Un autre avantage d'un logiciel de gestion électronique de documents est qu'il fait gagner beaucoup d'espace de stockage. L'entreprise n'aura plus besoin d'un nombre important de classeurs, de pochettes, de dossiers, etc.
Favorise le travail collaboratif
En utilisant un logiciel GED, vous renforcez le travail collaboratif (en savoir plus ici) dans votre entreprise. En effet, l'information est disponible depuis n'importe quel bureau et les intervenants y ont tous accès en temps réel, avec la garantie qu'elle est exacte.
Avec ce système, les tâches administratives sont fluidifiées, les taux d'erreur sont diminués, les pratiques sont harmonisées et les performances sont mesurées. Les processus d'amélioration se retrouvent ainsi renforcés.
La sécurité
Sécuriser les données confidentielles de ses documents est devenu un enjeu fort pour les entreprises.
Grâce à un système de GED, cette problématique est en grande partie maîtrisée, car les documents ne circulent plus physiquement et il est possible de restreindre certains d'entre eux à des utilisations clés.
La réduction des coûts
L'autre enjeu qui rend un logiciel GED intéressant pour une entreprise est la réduction des coûts. Avec ce système en effet, plus besoin d'imprimer les documents, qu'ils soient entrants ou sortants.
Ainsi, les dépenses liées à l'encre, aux papiers et aux consommables informatiques sont drastiquement limitées.
En définitive, ce système a pour vocation l’organisation de vos processus de traitement de documents à l'ère du numérique. Par ce fait, le logiciel GED participe à la transformation digitale, et donc à la performance de votre entreprise.