Note de frais

Lorsqu’on est amené à avancer de l’argent dans le cadre de ses activités professionnelles, l’établissement d’une note de frais est la seule manière de se faire rembourser. La soumission de cette note de frais nécessite d’y associer les justificatifs des dépenses effectuées. Ce sont ces justificatifs qui témoignent du fait que vous ayez réellement engagé de telles dépenses. Comment savoir les types de justificatifs qui sont valables ? Nous vous en disons plus ici.

La facture ou le reçu : lequel des deux est valable ?

Note de fraisTout d’abord, il est important de rappeler qu’en matière de comptabilité une pièce n’est valable que si elle justifie le paiement d’une dépense. Partant de là, la facture, bien qu’elle soit un document comptable n’est valable comme justificatif de note de frais, que quand elle est datée et porte précisément la mention « Payée », ou « totalement payée » ou « payée en partie », etc.

Le reçu quant à lui, étant délivré au paiement du bien ou du service, il peut aisément servir de justificatif. En effet, il porte toutes les informations nécessaires pouvant justifier le remboursement d’une note de frais comme le nom du prestataire, le mode ou moyen de paiement, la date, le montant payé et l’intitulé de l’achat.

La validité des justificatifs, fonction de la nature des dépenses

En fonction de la nature des dépenses, les critères de validation des justificatifs peuvent changer.

Les frais de restauration

Lorsqu’il ne s’agit que de vous-même en tant qu’employé, un reçu original suffit amplement comme justificatif. Mais si une autre personne est impliquée, un client par exemple, cela doit être inscrit. S’ils sont plusieurs, le nom de chacun d’eux doit être mentionné, ainsi que leur fonction et le nom de leur entreprise.

Les frais kilométriques

On parle de frais kilométriques quand l’employé effectue le déplacement professionnel à bord de sa propre voiture. Le justificatif pour les frais kilométriques doit pouvoir renseigner de manière précise sur le motif de votre déplacement, le kilométrage réalisé, le lieu, les frais de transport, etc.

Il faudra également fournir la carte grise de votre véhicule ainsi que sa puissance fiscale. La carte grise permettra de voir si la puissance fiscale est vraiment conforme. Il est aussi recommandé de garder toute autre pièce liée à votre déplacement (ticket de caisse ou péage, etc.) pour anticiper les contrôles éventuels du fisc.

Le trajet entre domicile et lieu d’embarquement peut aussi peut être remboursé, mais pas celui répétitif domicile – travail.

Les frais d’hébergement

Notons déjà avant toute chose que les frais d’hébergement ne seront remboursés que si votre domicile se situe à plus de 50 km du lieu d’hébergement ou à plus de 1h30 minutes lorsque vous utilisez les transports communs. Un justificatif pour hébergement n’est valide que quand il détaille et fournit les informations sur le nombre de nuits passées, les frais de chambre, etc.

Attitudes en cas de perte de justificatifs

La perte d’un justificatif est à priori synonyme de non-remboursement. Mais si vous vous rendez compte de la perte dans un délai bref, la bonne attitude à avoir ici est de solliciter un duplicata auprès du prestataire.

Cela devient plus compliqué quand de l’eau a déjà coulé sur les ponts. Dans ce cas, vous pouvez toujours essayer de rédiger une attestation sur l’honneur dans lequel vous exposez en détail les faits. Mais n’espérez tout de même pas trop !

C’est pourquoi il est recommandé pour ne plus vous retrouver dans la même situation de toujours scanner ou faire des photos de vos justificatifs de notes de frais avant de les empocher. En utilisant également les logiciels de gestion de notes de frais, vous avez la possibilité de joindre vos justificatifs et les transmettre au comptable de votre entreprise.