La facturation et sa gestion sont deux domaines strictement régis par la législation sur différents niveaux, que ce soit en matière d’obligation, de mentions obligatoires, de date de remise, de logiciels ou de supports utilisés. Il faut également que les factures soient conservées pendant un certain moment. Découvrez l’essentiel à savoir à travers notre guide.
Les obligations en facturation
La facturation d’une entreprise est un procédé obligatoire aux yeux de la loi. Une facture doit alors être établie dans différents cas :
- Tout achat ou service réalisé pour les professionnels
- Toutes prestations réalisées pour les particuliers, dont les honoraires, en TTC sont supérieurs à 25 €
- Les ventes à distances
- Les livraisons aux enchères publiques de bien d’occasion, d’œuvre d’art, d’objet de collection ou d’antiquité
- Lorsque le particulier demande une facture
Étant donné l’abondance des dossiers à conserver, mais aussi la manipulation de tous ces documents assez complexe, vous pouvez avoir la possibilité de faire appel à un prestataire externe pour gérer la facturation d’une entreprise, un expert-comptable par exemple.
La date d’établissement de la facture
Différentes règlementations régissent également la date de réalisation de la facturation d’une entreprise. Tout d’abord, lorsqu’il s’agit de vente, la facture est généralement établie lors de l’acceptation d’une commande ou lors de la livraison. Pour les services, la facture est réalisée le jour de la prestation ou le jour d’achèvement des travaux.
Sachez également qu’il faudra effectuer 2 exemplaires dont un qui sera donné au client et un autre conserver parmi les documents de l’entreprise dans une période de 10 ans après la cessation des activités.
Les règles applicables englobent aussi les questions relatives au support utilisé. Les factures peuvent en effet être établies sous format papier ou électronique. Pour ce qui est de la méthode électronique, il est important de respecter les logiciels validés par les fiscs : utilisation signature électronique, utilisation des échanges de données informatisées pour transmettre les factures, recours à une solution technique autre que la signature électronique et format papier.
Les informations et mentions obligatoires
La facturation d’une entreprise doit également comporter plusieurs informations qui doivent obligatoirement figurer sur la facture. En cas d’oubli ou d’omission, vous risquez une amende ou une sanction pénale. Ces mentions obligatoires sont donc :
- Identité de l’entreprise : raison sociale, adresse, numéro SIREN, immatriculation
- Numéro de la facture et date d’établissement
- Identité du client
- Désignation des produits ou services
- Prix, TVA et éventuelles réductions
- Date de livraison, limite de paiement
- Pénalités de retard et frais de recouvrement
- Conditions d’escompte
- Mention de l’assurance souscrite dans le cadre de l’activité
Pour bien gérer la facturation d’une entreprise, vous pouvez également utiliser un logiciel destiné à cela, d’ailleurs, depuis le 1er janvier 2018, la loi oblige les entreprises d’avoir recours à un logiciel de gestion pour la facturation.