L'objectif des outils de gestion de projet est d'aider une entreprise à accroître sa productivité et à optimiser son organisation. Aujourd'hui, investir dans ce type d'outil est presque incontournable. La question qui se pose est celle de connaitre les critères à prendre en compte dans le choix de ce logiciel. En effet, à l'heure actuelle, il en existe de nombreux types. Comment ne pas se tromper dans son choix ?
Définir ses besoins et ses attentes
Pour bien choisir une solution de gestion de projet, il convient d'effectuer une analyse fonctionnelle. Aussi, il importe de définir l'usage qui sera fait du logiciel. Il faut aussi connaitre les fonctionnalités que l'outil doit avoir. L'usager cherche un logiciel qui puisse répondre à ses attentes et à celles de ses clients. Il lui faut aussi un outil que ses collaborateurs pourront facilement prendre en main. Le logiciel doit notamment pouvoir s'utiliser sur les ordinateurs en plus de permettre une exploitation correcte des données. En fonction des capacités d'un logiciel, l'usager est capable de gérer le cycle de vie d'un projet jusqu'au bout. Il est à noter que certains types de logiciels permettent même d'administrer les portefeuilles de projet.
Il est important de choisir un logiciel de gestion de projets qui puisse permettre la transmission des données depuis une plateforme intuitive qui deviendra alors une plateforme collaborative. Aussi, le chef d'équipe sera libre de garder ou de partager des documents en lien avec le projet. Tel est le cas du compte-rendu qui sera ainsi complété par tous ceux ayant participé à une réunion de service. Le rendu s'affichera automatiquement sur les ordinateurs. L'objectif est alors de permettre à chacun de rester informé par rapport à l'avancement du travail.
Après avoir eu connaissance des avancées du projet, le logiciel doit être capable de dresser un reporting prenant la forme de tableaux de bord. Ainsi, les données seront de suite chiffrées et il sera plus simple de piloter le projet. Pour bénéficier d'autres conseils afin de vous aider à bien choisir, rendez-vous sur z0gravity.com.
Tenir compte des principales fonctionnalités du logiciel de gestion de projet
Une des fonctions centrales d'un outil de gestion de projet est sa capacité à gérer les tâches. L'outil doit permettre d'avoir une vision globale des activités qui devront être accomplies tout au long du projet. D'ailleurs, certains logiciels organisent les tâches de manière optimale. Ils découpent alors un projet en travaux divers afin que l'équipe puisse se les partager.
Il est recommandé aussi de se tourner vers un logiciel de gestion qui soit assez performant pour la gestion des ressources. Grâce à un logiciel de gestion de projet, il doit être envisageable d'allouer les ressources aux tâches. Ainsi, il est plus facile de définir le travail de chaque collaborateur.
Une fois une réunion ou une entrevue terminée, il est important de disposer d'un brief pour piloter les actions suivantes. Pourtant, transmettre les consignes du brief par mail n'est pas toujours conseillé étant donné la multitude de courriels échangés par les collaborateurs. C'est pourquoi il est plus astucieux de faire usage d'un logiciel de gestion de projet qui compte des pages réservées à la rédaction de ces comptes-rendus. Il sera plus facile de les partager par la suite.
Un bon logiciel de gestion de projets doit prendre en compte d'autres éléments tels que le budget et la gestion du timing. Ces derniers font partie des coûts que le logiciel doit aussi pouvoir évaluer et maîtriser afin de limiter les pertes. En somme, le logiciel doit constituer une solution complète et pratique pour les gestionnaires. Cette alternative a pour but de les aider à faciliter le travail quotidien.
Un logiciel évolutif qui accompagne l'entreprise dans le développement de son business
L'entreprise va se développer. Ses marchés vont s'élargir. Ses collaborateurs et ses partenaires vont se multiplier. Ses besoins aussi vont évoluer. Un bon logiciel de gestion de projet doit accompagner l'entreprise dans le développement de son activité. Il faut donc s'assurer dès le départ que l'éditeur du logiciel choisi propose une montée en gamme de son logiciel lorsque c'est nécessaire.
Enfin, pour être certain de faire le bon choix, il convient de demander aux éditeurs de réaliser une démonstration de leurs logiciels au sein de l'entreprise. Ceci permet au chef d'entreprise de voir directement si le logiciel est facile à prendre en main, ergonomique, etc.