Mettre en place un suivi de la facturation sur Excel est une étape qui requiert une certaine expertise, mais aussi une bonne connaissance du logiciel et des règlementations autour de la facturation. Cela vous permettra non seulement de suivre les facturations de clients, mais aussi d’utiliser les données de validation plus efficacement. Comment faire dans ce cas ?

Avantages de l’utilisation d’Excel

Réaliser un suivi de facture sur Excel permet notamment de visualiser l’état des factures qui restent en cours, mais cela permet surtout d’assurer un suivi plus rapide et plus performant. En effet, vous pourrez piloter plus efficacement la gestion de vos activités tout en ayant une vue d’ensemble sur les encours des clients et mieux organiser ainsi le paiement. Le cas échéant, il vous sera notifié, qui sont les clients qui doivent payer et quel montant doivent-ils acquitter.

Grâce à ce logiciel de facturation, vous pouvez entamer les actions à envisager en cas de retard ou de non-paiement. Par ailleurs, assurer un bon suivi est aussi crucial pour éviter les défaillances pouvant entrainer une cessation des activités. En effet, les retards de payement et les impayés sont les principaux facteurs entrainant le déficit.

La base de la réalisation

Disposez d’un outil de suivi et de gestion efficace comme Excel est un atout à exploiter pour une meilleure facturation et faire plus de bénéfices. La première étape consiste donc à définir les conditions générales de ventes en mentionnant : les acomptes à verser, le paiement en plusieurs tranches, le délai prévu, la date limite de payement et les indemnités de retard.

Pour réaliser un suivi de facture sur Excel, vous devrez donc mettre les informations obligatoires dans le tableau :

–         Nom du client

–         Numéro de la facture

–         Date de facturation

–         Date d’échéance, date limite de payement avant l’application de majoration de retard et cout de la majoration

–         Montant de la facture et coût total de la vente

–         Jour de dépassement pour le calcul des indemnités de retard

–         Solde restant

–         État de payement ; en cours, en attente, réglée

Utilisez les logiciels de facturation

Réaliser un suivi de facture sur Excel offre certes de nombreux avantages, mais il faut tout de même préciser que ce n’est pas la façon la plus optimale pour bien gérer sa facturation. En effet, il existe de nombreux logiciels de facturation sur le marché que vous pouvez choisir pour gagner du temps et mieux gérer les factures.

Ces logiciels sont produits par des organismes accrédités ou des éditeurs individuels certifiés. D’ailleurs, depuis le 1er janvier 2018, le recours à ces logiciels est devenu obligatoire pour des raisons pratiques.