Choisir son logiciel hôtelier

Étant le responsable d’un établissement hôtelier, il est de votre devoir de trouver des solutions pour gérer de la meilleure des façons l’hôtel. L’une des solutions qui s’offrent à vous est le logiciel de gestion hoteliere. Sachez que ce type d’outil est disponible sous différentes versions et fonctionnalités, il ne reste plus qu’à choisir le logiciel hotelier correspondant à vos besoins et vos objectifs.  Pour vous guider sur vos choix, zoom sur éléments clés à prendre en compte.

Adoptez un logiciel complet

Avant d’arrêter votre choix sur un logiciel d’hôtel, il est absolument important de vérifier si ce dernier possède toutes les fonctionnalités pour vous aider à prendre en main toutes les fonctions liées à l’activité de l’établissement. Sachez également qu’il est impératif de choisir un pms hotellerie adapté à vos besoins. Cela permet de gagner du temps, mais également d’optimiser vos revenus. Pour mieux choisir le futur pms de votre hôtel, il est recommandé de dresser une liste de vos besoins. Faites cette liste avant de fixer un rendez-vous avec un potentiel fournisseur. Car une liste de vos besoins permettra au fournisseur à trouver facilement le pms le mieux adapté parmi ses multitudes de logiciel hotellerie. Il ne vous reste plus qu’à vérifier si les fonctionnalités nécessaires sont disponibles sur le logiciel proposé. S’il s’agit de votre premier outil de gestion, sachez qu’un pms doit au moins proposer : la gestion de réservation, de planning et de comptabilité. Pour éviter d’installer d’autres logiciels, l’idéal est de choisir un pms qui offre un maximum d’options.

Les éléments clés d’un bon pms : son ergonomie et sa connectivité

Dans votre choix, il est important de prendre en compte l’interface du logiciel hotelier. Comme vous allez l’utiliser tous les jours, le pms doit offrir une interface utilisateur simplifiée, intuitive et unique. Afin d’atteindre vos objectifs, le logiciel doit également vous faire gagner du temps et vous permettre de vous concentrer sur d’autres tâches. En aucun cas, vous ne devriez consacrer votre temps à la gestion de problèmes informatiques. Si tel est le cas, il est fortement conseillé de reconsidérer votre choix. Contactez un autre fournisseur. La facilité de prise en main du pms hotellerie est également essentielle pour ne pas gaspiller du temps dans la formation du réceptionniste. Car avec un pms la formation dure seulement 2 heures. Une fois l’interface du logiciel validé, il est temps de vérifier sa connectivité. En intégrant cette option à votre outil de gestion, il est plus facile de limiter les erreurs comme les erreurs dans la réservation. Car tous les logiciels utilisés à la gestion des activités de l’établissement seront amenés à communiquer. Les réservations des clients seront automatiquement insérées sur votre planning et votre agence de voyages aura en temps réel des informations concernant vos disponibilités. Et si vous utilisez un moteur de réservation web, il est possible pour vos clients de réserver sur votre site sans verser une commission.

Le plus important : la conformité RGPD

Comme votre logiciel d’hôtel va stocker de nombreuses données clients sensibles, il est essentiel de vérifier sa conformité RGPD. Car en tant que responsable d’un établissement hôtelier, assurer la protection des données personnelles de vos clients revient à vous. Sachez également que la non-protection des informations privées des clients risque d’être sanctionnée. De nouvelles lois ont été mises en place. Pour protéger vos clients, optez pour un logiciel capable de : supprimer certaines fiches clients sans toucher à vos rapports financiers, chiffrer les données de cartes bancaires et rendre anonyme les informations clients dans la base de données.