Gestion de planning
 La gestion des ressources humaines, au-delà d’une simple fonction administrative, évolue vers un rôle plus actif, celui de la gestion à part entière du personnel de l’entreprise. La planification des ressources humaines qui définit les besoins humains et matériels, l’organisation dans le temps et l’optimisation de ces ressources se manage désormais à travers des logiciels en ligne adaptés. Quelle est leur rôle ? Comment bien les choisir ?

Les objectifs d’un logiciel de planning et de personnel

Outil indispensable aux personnes en charge du pilotage opérationnel des ressources humaines, les logiciels de planning et de personnel proposés en ligne comme sur Snapshift aident à organiser l’activité d’un service ou d’une entreprise. Le but ? Disposer de la bonne personne au bon endroit et au bon moment en affectant des collaborateurs à des projets de manière rationalisée. La gestion de planning est primordiale pour toute entreprise soucieuse d’être rentable. Automatiser cette gestion en planifiant les différentes tâches des collaborateurs sur le temps de travail s’avère donc essentiel pour profiter d’une organisation claire du travail. Cet outil revêt plusieurs fonctions. Il sert notamment à :

  • Organiser l’emploi quotidien, hebdomadaire ou mensuel des salariés et gérer l’ensemble des missions et tâches de chacun sur différentes plages horaires, ce qui facilite la supervision. Un planning de gestion du personnel s’avère ainsi essentiel pour pallier les aléas et les irrégularités de flux et pour disposer d’un personnel suffisant, d’un niveau adapté au poste à occuper. Cela évite pour certains postes des contextes de sous-effectif ou de sur-effectif, de surcharge de travail ou à l’inverse le risque de chômage technique.
  • Intégrer les congés, les absences, les RTT, les heures supplémentaires, les arrêts maladies etc… L’outil enregistre les heures effectivement travaillées en liaison directe avec la gestion des éléments variables de paie
  • Gérer le matériel et les commandes. Un planning convient pour gérer toutes sortes de productions de biens (industriels, agroalimentaires…) ou de services.

Une mise à jour régulière prend en compte les diverses évolutions législatives portant sur l’organisation du temps de travail, du temps de repos, de congés, d’emploi…

Les différents types de planning

Chaque type de planning délivre des informations différentes selon les besoins de l’utilisateur. Certains sont davantage adaptés à un service RH, un manager de service ou d’équipe, à un service paie… L’utilisateur peut personnaliser son planning et choisir de ne voir que les informations dont il a besoins.

  • Le planning individuel affiche la situation d’un seul salarié et le suivi de son temps de travail, ses heures supplémentaires etc…
  • Le planning collectif est accessible aux collaborateurs d’une entreprise en fonction de leurs droits d’accès (responsable RH, chef de service, chef d’équipe, manager opérationnel, salarié, responsable paie, etc…) Cet outil offre au manager une vision globale de la situation et de l’activité de son équipe en affichant le lieu d’affectation de chaque salarié, son suivi d’activité, ses horaires de présence, ses absences, ses formations, ses compteurs de droits…

La périodicité des plannings

Les logiciels de gestion de planning donnent la possibilité de travailler sur différentes périodes (plannings passés ou prévisionnels). Un planning journalier vous propose de visualiser les heures de présence et de l’activité de chaque salarié sur une journée. Le planning hebdomadaire affiche l’activité sur une semaine complète en intégrant diverses informations RH. Mensuel ou annuel, il offre la vision sur un mois ou une année d’activité.

Le logiciel de gestion des ressources humaines : objectifs et fonctions

Un logiciel de gestion du personnel couplé avec un logiciel de planning prend en charge le volet administratif du personnel. Cette gestion peut en effet rapidement devenir problématique sans des outils efficaces, adaptés et connectés. Grâce à un logiciel de gestion du personnel, le manager d’équipe ou le service des ressources humaines est en mesure de visualiser rapidement des informations et :

  • De gérer les dossiers individuels des salariés
  • D’organiser le travail des équipes de manière rationnelle par la gestion des compétences et du savoir-faire de chacun
  • De calculer les heures de travail, les jours d’absences, les heures supplémentaires, les congés payés…
  • D’intégrer un catalogue pour proposer des formations et de suivre le cursus de formation de chacun
  • D’analyser des données statistiques
  • De modéliser des documents types et créer des courriers, notes de services, rapports…
  • De respecter les procédures en droit du travail

Comment choisir un logiciel de planning adapté à vos besoins ? 

Afin de ne pas opter pour un outil standard qui ne couvrirait pas la totalité des besoins, certains critères sont à évaluer. À vous de déterminer ce que vous souhaitez gérer et le niveau d’accessibilité de l’outil.

Portail employés : laisser ou non une plus grande autonomie d’usage aux salariés

Pour plus d’autonomie, les personnels d’une entreprise ont désormais la possibilité d’agir sur leurs profils utilisateurs depuis des portails mis à disposition par les logiciels RH. Ils peuvent ainsi communiquer avec leurs managers et service RH, poser leurs jours de congés, de RTT etc…

Quelles fonctionnalités vous sont indispensables ?

Examinez les différentes fonctionnalités et définissez celles que vous jugez indispensables et celles qui ne vous intéressent pas du tout. Vous pouvez par exemple avoir besoin d’un outil pour :

  • Enregistrer la durée du travail, sur une périodicité précise
  • Gérer les changements d’équipe avec des périodes de rotations 3×8
  • Planifier les congés
  • Gérer les arrêts maladie
  • Créer des graphiques, produire des statistiques etc…

Les caractéristiques de l’outil à étudier

Selon les critères recherchés votre outil peut revêtir plusieurs caractéristiques.

  • Le logiciel peut être installé sur les postes informatiques de l’entreprise ou mis à disposition en cloud.
  • Il peut ou non évoluer et faire l’objet d’une mise à jour régulière. De nouvelles fonctionnalités seront éventuellement intégrées au fur et à mesure de l’amélioration des technologies. À vous de juger si des mises à jour vous sont indispensables
  • Avant de choisir votre futur outil, assurez-vous qu’il sera capable de s’adapter à la croissance de votre entreprise. Certains logiciels sont davantage adaptés au PME et ne sont plus suffisamment performants dès lors que l’entreprise s’agrandit en termes de personnel, de missions, d’organisation ce qui engendre une évolution inévitable du processus RH.
  • Votre logiciel peut être, selon le cas, prévu pour s’intégrer à un outil que vous possédez déjà et venir en complément de ce dernier.
  • En matière d’accessibilité mobile, un logiciel peut se décliner en version Android ou iOS pour que tous les collaborateurs y accèdent à tout moment et en tout lieu.
  • L’ergonomie de l’outil est un dernier aspect à étudier. Est-il simple d’usage ? Les employés, quel que soit leur niveau de pratique informatique, doivent pouvoir rapidement l’utiliser sans avoir à suivre une formation intensive.